Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Belegart in der Regel 6 bzw. 10 Jahre. Sofern Sie sich mit Ihren Unterlagen entlasten können, tragen Sie deren Nachweispflicht. Daher empfehlen wir unseren Mandanten sämtliche Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Sinnvoll erscheint uns eine kalenderjährliche Aufbewahrung, um ohne großen Sortier- und Suchaufwand das "verjährte" Jahr am Stück vernichten zu können.
Nach Ablauf der Frist sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie von Bedeutung sind, z.B. für
- eine begonnene Außenprüfung
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
- anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
- ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- Begründung von Anträgen an ein Finanzamt.
Es gilt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
